Une bonne automatisation commence par une bonne question
Aujourd’hui, le mot automatisation est partout.
On parle d’automatiser les tâches répétitives, les emails, les rapports, la gestion des données, les processus administratifs… Avec l’évolution des technologies numériques et de l’intelligence artificielle, il est devenu possible d’automatiser une partie importante du travail quotidien.
Mais il y a une question que l’on oublie souvent :
Pourquoi voulons-nous automatiser cette tâche ?
Cette question peut sembler simple. Pourtant, elle devrait être le point de départ de tout projet d’automatisation.
Automatiser n’est pas simplement supprimer une tâche
Lorsqu’une entreprise rencontre une tâche répétitive, la première réaction peut être de chercher un outil capable de l’automatiser.
Mais automatiser un mauvais processus ne le rend pas meilleur.
Si une équipe passe chaque semaine plusieurs heures à recopier des informations entre plusieurs fichiers, la solution n’est peut-être pas simplement de créer une automatisation qui reproduit cette opération plus rapidement.
Il faut d’abord comprendre pourquoi ces informations sont copiées, où elles sont utilisées et si toutes ces étapes sont réellement nécessaires.
L’automatisation devrait simplifier le processus, pas simplement accélérer sa complexité.
---
Avant le « comment », poser le « pourquoi »
Dans un projet numérique, il est facile de commencer par la technologie :
«Quel logiciel utiliser ? Quelle API connecter ?Quelle base de données créer ? Quel outil d’automatisation choisir ?»
Mais une meilleure approche consiste à commencer autrement :
«Quel problème voulons-nous réellement résoudre ?»
Cette différence peut sembler minime, mais elle change complètement la manière de concevoir une solution.
Une entreprise ne cherche généralement pas une automatisation pour le plaisir d'utiliser une technologie. Elle cherche à gagner du temps, réduire les erreurs, améliorer son organisation, mieux exploiter ses données ou offrir un meilleur service à ses clients.
La technologie vient ensuite.
Une bonne automatisation doit rester compréhensible
Il existe également un autre piège : vouloir tout automatiser.
Plus un système devient complexe, plus il peut devenir difficile à comprendre, à maintenir et à modifier.
Une automatisation efficace devrait rester suffisamment claire pour que l'entreprise puisse comprendre ce qui se passe lorsqu'un problème apparaît.
Car une solution qui fonctionne parfaitement aujourd'hui mais que personne ne comprend demain peut devenir un nouveau problème.
C'est particulièrement important lorsqu'on travaille avec des bases de données, des logiciels métiers et plusieurs systèmes connectés entre eux.
La technologie doit rester au service du processus, et non l'inverse.
---
L’automatisation ne remplace pas la réflexion
On pourrait penser que plus nous automatisons, moins nous avons besoin de réfléchir.
Je pense que c'est plutôt l'inverse.
Plus nous confions certaines tâches aux machines, plus nous devons être capables de comprendre ce que nous leur demandons de faire.
Une machine peut exécuter une série d'instructions en quelques secondes. Elle peut transférer des données, générer un rapport, envoyer une notification ou déclencher une action.
Mais elle ne connaît pas nécessairement la raison profonde qui se trouve derrière le processus.
C'est donc à nous de définir le cadre, les objectifs et les limites.
Finalement, la meilleure automatisation est parfois celle que l'on ne remarque pas
Lorsqu'une automatisation est bien pensée, elle ne devrait pas forcément impressionner.
Elle devrait simplement rendre le travail plus fluide.
Un fichier qui se met à jour automatiquement. Une information qui arrive au bon endroit sans être saisie plusieurs fois. Un rapport qui se génère au moment voulu. Une base de données qui reste organisée. Un logiciel qui élimine plusieurs étapes inutiles.
Ce sont parfois de petites améliorations.
Mais accumulées au fil des jours et des mois, elles peuvent représenter énormément de temps et d'énergie.
---
En conclusion
L'automatisation n'est pas une course à la technologie.
C'est avant tout une manière de repenser notre façon de travailler.
Avant de chercher l'outil parfait, l'API parfaite ou le logiciel parfait, il faut prendre le temps de comprendre le problème.
Car une bonne automatisation ne commence pas avec :
«« Comment pouvons-nous automatiser cela ? »»
Elle commence avec une question beaucoup plus simple :
«« Pourquoi faisons-nous cela de cette manière ? »»
Et parfois, la réponse à cette question permet de découvrir qu'il ne faut pas seulement automatiser une étape…
mais repenser tout le processus.